COMO HACER UN INSTRUCTIVO PARA UNA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
OFICINA ASESORA DE
RELACIONES PÚBLICAS
Y PROTOCOLO
INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
FECHA
DD/ MM/ AA
1. LISTA DE
CHEQUEO PARA LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO
No.
REQUERIMIENTO ASPECTOS A TENER EN
CUENTA
1
Objetivo Definir claramente qué
se busca con el evento y qué clase de
Evento es: social, político, académico, deportivo o
protocolar
2 Cantidad
de invitados Permite definir el lugar
adecuado y el presupuesto teniendo en
Cuenta temas como por ejemplo los refrigerios,
material de
Apoyo, etc.
3
Características que debe
Tener el lugar
En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
4
Actividades a realizar Nos
permite determinar si se requieren salones alternos y
Ayudas audiovisuales como videobeam, computador
portátil,
etc.
5
Personalidades que quiero
Que asistan
Si es un invitado de alto rango, el evento debe
agentarse con
6 Hora Será determinada por la característica del
evento. Por ejemplo,
Si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a
las 10:00 a.m.
7 Fecha Confirmar que el evento no se cruce con otras
actividades que
Le resten visibilidad
8
IMPORTANTE Los actos que
requieran organización protocolaria se
Comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y
Protocolo,
Siempre que las circunstancias lo permitan, al
menos con
Quince días de anticipación.
2.
PROTOCOLO DEL EVENTO
1 Banderas:
Deben estar siempre, para los actos de la Administración
Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca
y Cali. Las
Banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de
quienes
Presiden y según el espacio.
2 Atril:
Cuando al evento asiste el Señor Alcalde, deben manejarse
Dos atriles.
3
Presentador :Persona que orienta
el evento
4 Himnos: En
actos de la Alcaldía se deben entonar los himnos de
Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un
Diputado es
Obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca
5
Habladores: Permiten identificar la ubicación de las personalidades en
la
Mesa principal y en las primeras filas del lugar.
6 Orden del
día o programa: Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según
- Los himnos van de mayor a menor.
- Los discursos van de menor a mayor. Esto
significa que
Primero habla el anfitrión y por último, la persona
más
Importante o el homenajeado. Todo depende del
evento y del
Papel de cada uno de los participantes.
7 Mesa
principal: Según el acto, habrá una mesa de honor vestida de mantel
Color verde billar.
En esta mesa se ubicarán las personas que presiden
el acto.
Siempre será
en número impar.
3. LOGÍSTICA DEL EVENTO
1 Sonido:
Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere
Mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas
antes de
Dar inicio al evento.
2 Tarima:
Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio
De las actividades a desarrollar.
3 Ayudas
audiovisuales: Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales
Requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer
pruebas antes
de iniciar el evento y que el video vean no se debe
utilizar en
Espacios abiertos con luz día.
4 Sillas,
mesas y manteles: Dependen del número de invitados y las actividades a realizar
5 Flores: Se
pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal
Podrán situarse en el suelo, recostadas a la mesa o
en el borde
De la tarima. Nunca encima.
6
Invitaciones: El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la
Oficina
Asesora de Relaciones Públicas y Protocolo.
Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15
días antes del
Evento.
7 Listado de
invitados: Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible,
Confirmar la recepción de la tarjeta y la
asistencia al evento.
8
Transporte: En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el
PUBLICO ASISTENTE
9 Alimentación:
Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de
invitados.
10 Equipos
de comunicación: En caso de que el personal de logística lo requiera para
Garantizar el normal desarrollo del evento.
11 Seguridad
y equipos de
Emergencia
Es un aspecto importante para garantizar la
tranquilidad de la
Actividad. Se puede coordinar con la Secretaría de
Gobierno,
Convivencia y Seguridad Ciudadana.
12 Material
POP: Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través
De pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En
caso
Necesario, debe prepararse material de apoyo
(cartillas,
Volantes, etc).
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